Data escrow bij faillissement software-leverancier

Als software, geïnstalleerd op uw systeem of in de vorm SaaS (Software-as-a-Service) belangrijk is voor uw bedrijfsprocessen, kan het rampzalig zijn als de leverancier hiervan faillissement aanvraagt. Onderhoud of problemen kunnen niet meer worden opgelost, en soms kan zelfs uw eigen data ineens niet meer beschikbaar zijn.  Steeds meer software draait in SaaS omgevingen en in die situaties zijn de gevolgen voor u als klant het meest direct merkbaar.

In geval van een faillissement in Nederland wordt een curator aangesteld. Deze heeft vervolgens de taak van het liquideren (afwikkelen) van de onderneming, en het verzamelen van zoveel mogelijk geld waarmee zoveel mogelijk aan de verplichtingen jegens alle partijen, zoals schuldeisers, is te voldoen. Om dit te bereiken zal een curator wellicht ook de continuïteit van dienstverlening bevorderen, zodat bestaande klanten bediend blijven worden en de onderneming zoveel mogelijk waarde blijft behouden, maar dit is lang niet altijd het geval.

Data

Om te zorgen dat de toegang tot uw data niet wordt onderbroken, kunt u met uw leverancier afspreken dat deze data op een bepaalde wijze wordt opgeslagen. Of uw data op een makkelijke manier toegankelijk is in een situatie van faillissement hangt af van de wijze van opslag en de toegang daartoe. Zo kan uw SaaS-leverancier uw data op een bepaalde server (hardware) opslaan, die vervolgens door curator wordt verkocht om een schuldeiser af te betalen. De hardware kan ook eigendom zijn van een IT-hardwareleasebedrijf, dat zijn eigendom terug zal nemen bij het faillissement. Op dat moment is de data niet meer toegankelijk, en bent u afhankelijk van de curator. Als extra maatregel tegen onderbreking van de toegang tot uw data, kunt u een data-escrow overeenkomst aangaan of deze als clausule in de overeenkomst met de SaaS leverancier opnemen.

Data escrow

Bij een data escrow komt het erop neer dat de SaaS-leverancier continu, als uw data wordt weggeschreven op hun servers, een kopie maakt en de data ook wegschrijft op een andere server. Deze kan dicht bij de eerste server staan en soms, in geval van externe virtuele hosting, zelfs fysiek op hetzelfde serverapparaat. De kopie wordt, echter, weggeschreven op een server onder een hosting contract dat niet met de software leverancier is aangegaan, maar waarbij een derde partij (escrow partij) de overeenkomst met de hosting-provider afsluit. Zo garandeert u dat de data beschikbaar en toegankelijk blijft voor u als uiteindelijke klant.

Helaas is het niet altijd genoeg om alleen de data als kopie weg te schrijven. De data is immers meestal meer dan een simpel (bijv Excel) bestand en moet ook door een systeem ingelezen worden om bruikbaar te zijn. Dit systeem, dat wordt gedraaid door de SaaS-leverancier, kan op allerlei manieren gebouwd zijn; zowel met standaardsoftware of maatwerk U zult dus bij uw SaaS-leverancier te rade moeten gaan (en hiermee liefst niet wachten tot het faillissement al in zicht is) om te inventariseren welke software wordt gebruikt voor het verwerken van uw gegevens. De simpelste situatie is dat uw SaaS-leverancier gebruik maakt van eigen software, waar het ook de rechten op de broncode voor heeft.

In dat geval kunt u met een zogenaamde escrow-overeenkomst zorgen dat u in bepaalde omstandigheden de beschikking krijgt tot het gebruik van die broncode. U kunt dan zelf die software draaien (bijvoorbeeld op een eigen server) en uw data benaderen, zodat u de continuïteit van uw dienstverlening zelf in de hand heeft. In de markt zijn er verschillende gespecialiseerde partijen (escrow-partijen) beschikbaar om u deze activiteiten uit handen te nemen. U kunt dan een escrow-overeenkomst sluiten, waarbij zowel de escrow-partij als ook uw (SaaS) leverancier en u zelf partij zijn.

Escrow-partij

Een escrow-partij kan ook nuttig zijn, omdat het een derde is waaraan software leveranciers vaak gemakkelijker de broncode in beheer geven dan aan u (als klant). De escrow partij kan er tevens op toezien dat steeds de laatste versies van de software in beheer is, en dat de software compleet is zodat deze ook daadwerkelijk gedraaid kan worden op een andere server.

Het komt helaas in de praktijk al te vaak voor dat bepaalde hulpbestanden, die voor een goede werking van de software nodig zijn, ontbreken. Zeker vroeger werd onder ‘escrow’ ook wel verstaan dat een kopie van de software (op DVD) in de kluis van een neutrale derde (zoals een notaris) opgeslagen zou worden. Echte controle op de volledigheid en actualiteit van de code is dan lastiger. Dit is ook slechts één van de aandachtspunten. Verder kunt u denken aan eigenaarschap van de software (veel moderne software is opgebouwd uit verschillende modules met verschillende oorsprong, licenties en eigenaars) en bijbehorend auteursrecht. Meer details over deze aandachtspunten kunt u op onze website vinden.

Om data-escrow uit te voeren, kunt u tal van partijen gebruiken, zolang deze maar (financieel) volledig onafhankelijk van de SaaS-partij zijn. In geval van software-escrow is het wat complexer. Hier wordt immers ook expertise van de escrow-partij gevraagd.

Meer informatie

Als ondernemer is het vaak geen overbodige luxe om goed op de hoogte te zijn van de situatie bij faillissement en hoe u problemen kunt voorkomen. ICT Institute biedt hiervoor een handige praktische cursus, waarbij u in een middag al veel informatie krijgt. Meer informatie over deze cursus kunt u vinden op de cursuspagina.

Image credit: Pixabay