Holacracy: een agile methode om het hele bedrijf te veranderen

Veel bedrijven zijn bekend met agile en gebruiken scrum om agile software te ontwikkelen. Sommige bedrijven willen nog veel verder gaan en de hele bedrijfscultuur verbeteren. Dit kan met Holacracy, een relatief nieuwe methode die elke werknemer zelfstandig laat werken. Wij spraken met Koen Veltman die Nederlandse organisaties helpt met deze methode.

Over Holacracry

De naam Holacracy (eventueel Holacratie) is afgeleid van het word Holon, zelfstandige cellen die zelf bepalen wat zij doen. Holacracy is in 2007 geïntroduceerd door Brian Robertson, ooit oprichter van Ternary Software. Het systeem wordt onder andere gebruikt door het internationale bedrijf Zappos, en in Nederland bijvoorbeeld door opleidingzoeker Springest of zakelijke telecom dienstverlener Voys. Je kunt Holacracy zien als een agile methode, omdat het aansluit bij de agile principes. Het is echter een methode die niet alleen bedoeld is voor software-teams en niet alleen voor de operatie. Holacracy is een systeem om een heel bedrijf mee te organiseren. Het overstappen van een klassieke organisatie-structuur naar Holacracy is daarom ook een hele stap. Koen Veltman werkte voorheen bij adviesbureaus McKinsey & Company, Aberkyn en Spark Optimus waar hij de methode heeft leren kennen. Hij helpt nu bedrijven bij de invoering van Holacracy vanuit zijn organisatie OrganizationBuilders.

Hoe en wanneer ben je met Holacracy leren kennen?

Ik heb het leren kennen toen ik bij de leiderschaps- en coachings-organisatie Aberkyn werkte. Dat was in 2014. Vanuit het leiderschaps-ontwikkelingswerk wisten we hoe moeilijk het is om aan de top van een organisatie te staan. De hoeveelheid beslissingen die op leiders afkomt is enorm. En hoe het voor veel werknemers voelt alsof er veel bureaucratie in een organisatie leeft. Dat weerhoudt medewerkers vaak om echt al hun capaciteiten in te zetten, en actie te ondernemen op elk idee dat goed voor de organisatie is. Ik was toen de COO van Aberkyn en kwam zo bij de Holacracy training terecht om te leren wat het ook voor onze interne organisatie kon betekenen. Daar besefte ik dat dit veel meer is dan een nieuwe “productivity tool” of “meeting proces” is.

Wat voor bedrijven gebruiken Holacracy?

Ik zie Holacracy geïmplementeerd in veel verschillende sectoren. Van technologie, tot onderwijs, tot financieel, tot zorg sector. En bij grote bedrijven zoals in Nederland bij delen van bol.com. Maar ook bij startups van 3 personen zoals Sea State 5, Blanco en Tiphosi. Al deze bedrijven delen een geloof bij het management, DGA of aandeelhouder dat de traditionele manier van werken niet meer effectief nu de wereld zo veel dynamischer is.

Wat zijn meest zichtbare voordelen van Holacracy?

Zie Holacracy als een operating systeem. Het verandert de onderliggende structuur waarmee je als organisatie beslissingen neemt en je organiseert. Het is een programmeertaal die veel effectiever is dan de klassieke management-hierarchie. Het is voor elke organisatie weer anders wat ze uit dit nieuwe operating systeem halen. Het lost in ieder geval niet voor je op hoe je mensen aanneemt, of dat je strategie goed of slecht is, of dat je technologie geschikt voor je klanten is. Wat het voor een elke organisatie wel doet is dat het je in staat stelt dit soort uitdagingen veel sneller beet te pakken.

Een aantal dingen die je wel met Holacracy direct merkt:

• Rollen dynamisch maken. Het is nooit meer nodig om te reorganiseren. Met je governance agile wordt het heel makkelijk om micro-reorganisaties te doen. En deze weer te verbeteren als je nieuwe informatie hebt.
• Wat het ook voor je doet is dat met het talent dat je in je organisatie hebt je veel beter in staat bent dit voor een gezamenlijke missie in te zetten. Iedereen beleeft enorm veel autonomie binnen de rollen die hij/zij heeft. Je gaat het makkelijk vinden afstemming te vinden met je collega’s zonder dat dit bureaucratisch voelt. En met al deze autonomie creëer je ook nog eens dat dit geheel aligned is en niet tot anarchie lijdt.
• Je hebt ook extreme transparantie binnen de organisatie gecreeerd. Waarmee je op elk moment zichtbaarheid creeert waar elke rol in de organisatie voor verantwoordelijk is en waar die op dit moment actief in is.
• Je gaat ook heel snel “apps” voor je organisatie ontwikkelen. Die expliciet maken hoe jullie binnen je organisatie op jullie unieke manier bepaalde processen organiseren. Zoals je kennismanagement, of bijvoorbeeld ontwikkeling en compensatie.

Wat zijn de nadelen of risico’s?

Als er al nadelen zijn dan zit dat voornamelijk in het transitieproces. Als je gewend bent om met managers of onder een manager te werken dan vraagt het heel wat van de organisatie en van de mensen om op een echt andere manier te gaan werken. En dat is precies waar je goede coaching of begeleiding bij kan gebruiken. Het is net als je na jaren van voetbal spelen opeens op een heel nieuw spel overstapt. Dat is in het begin wennen. En je hebt de nieuwe regels zo toe te passen dat je vloeiend wordt in het nieuwe spel. Het Holacracy spel leren en tegelijk op deze nieuwe manier je organisatie succesvol houden is precies waar een coach je bij kan helpen.

Een tweede nadeel, of in ieder geval iets waar je je goed van bewust wil zijn voor je Holacracy start is waarom er een goed aantal “spelregels” zijn. Zonder het nut in te zien dat Holacracy spelregels heeft, stuit het nog wel eens tegen de borst. Een van de doelen van Holacracy is mensen meer vrijheid geven om zichzelf te organiseren. Het idee is dat juist met een goede set aan regels, over wat je wel en niet mag, mensen echt in staat zijn hun ruimte te claimen. Want als je niet weet waar de grenzen zijn, is het ook vaak lastig om je vrijheid echt te nemen. De regels maken juist het spelletje. Zonder de regels zou je je met een voetbal heel vrij voelen, maar geen spel creëren.

Hoe verhoudt Holacracy zich tot Scrum? Moet je eerst scrum invoeren en dan Holacracy?

Holacracy is scrum op organisatie-niveau. Het is niet noodzakelijk om al te scrummen voor je Holacracy implementeert. Maar als je nu al scrum doet dan zal je een hoop van Holacracy intuïtief herkennen. Je herkent binnen Holacracy bijvoorbeeld dat problemen waar kan klein gemaakt worden zodat je ze stuk voor stuk kan oplossen. En dat je niet met een “waterval” aanpak werkt. Maar voor elke rol met een backlog aan werk hebt en voor elke rol autonomie creëert om zelf het onderhanden werk te prioriteren. Ook heeft net als scrum Holacracy een eigen meetings proces wat je in staat stelt heel snel en effectief punt voor punt je agenda door te lopen om zo heel dynamisch beslissingen te kunnen nemen.

Zijn er trainingen op het gebied van Holacracy?

Nederland loopt voorop met zelf-sturing en Holacracy. Het past blijkbaar goed bij onze cultuur. Dus een groot deel van de Europese Holacracy trainingen wordt in Nederland gegeven. Als je Holacracy wat voor je organisatie vind lees dan bijvoorbeeld dit artikel https://www.blinkist.com/page19/holacracy-explained. Of vraag mij om een demo dag speciaal voor jouw organisatie.

Image credit: Gradient circles by filter forge, creative commons. Circles rather than organisation trees feature prominently in Holacracy